活かす読書

読んだ本を、どう活かすか? セミリタイヤしたikadokuが、週に5冊、ビジネス書・自己啓発本・投資本・ベストセラーなどの本を紹介します。


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〆切仕事術


〆切仕事術 上阪徹

満足度★★★
付箋数:23

左右社の樋口さんから献本いただきました。
ありがとうございます。

本書の著者、上阪徹さんの仕事はブックライター。

経営者など、超多忙な人たちに代わり、
インタビューをした内容をもとに本を書く、
いわゆるゴーストライターです。

ベストセラーとなった『成功者3000人の言葉』や
職業、ブックライター。』という本も書かれていて、
作家としても成功している方です。

上阪さんが、執筆しているペースは毎月一冊。

それだけでも、物凄いことですが、
上阪さんは、業界の常識では考えられない
偉業を達成している、その筋では有名な方です。

上阪さんは、フリーランスになって23年、
これまで100冊近くの本を書いていて、
一度も〆切に遅れたことがありません。

実は、出版業界では多くの方が〆切を
守らないという、他の業界の人から見ると、
特殊な世界です。

そんな中にあって、毎月一冊というペースで
本を執筆していながら、一度も〆切に遅れて
いないというのは、まさに奇跡なのです。

そんな実績もあって、出版社から〆切を
テーマにした本を依頼されて書いたのが本書です。

〆切は、何も作家やライターだけの
ものではありません。

あらゆる仕事には、必ず〆切があります。

仕事上で、もし、〆切を守れないと、
信用を失い、仕事さえも失うことがあります。

それだけに、〆切にストレスを感じている人も
少なくありません。

いかにして、上阪さんは〆切に追われることなく、
大量の仕事をこなしているのか?

本書は、〆切をネガティブなものから
ポジティブなものに変え、〆切を100%守って
仕事をする達人のメソッドを公開した本です。

  「私は何をしているのか。大量の仕事と、
  どう向き合っているのか。〆切に追われない
  ようにするには、どうすればいいのか。
  日々、追い詰められないようにするには、
  何をすればいいのか。うっかりミスや、
  うっかり忘れを防ぐには、どんな工夫が
  あるのか・・・・。
  スケジューリングのコツ、時間管理の方法、
  毎日の習慣、〆切に対する考え方まで、
  私の仕事術とは何なのかを書いてほしい、
  とご依頼をいただいて、まるごと一冊に
  まとめたのが、本書です。」

〆切がストレスになる一つの原因は、
誰かに設定された〆切に追い立てられている
「やらされ感」です。

それを解消する方法が、自分で〆切を設定して、
追われるのではなく、自ら追う状況を
作り出すこと。

仕事をプロセスごとに細かく分解して、
そのプロセスごとに〆切を作って、
自分で追いかけるようにします。

もちろん最終的な〆切が変わることは
ありませんが、このように設定することで
自分の〆切になり、やらされ感がなくなります。

自分で〆切を設定していくことは、
単に一つの仕事をこなすことに留まらず、
人生設計についても有効です。

  「人生の〆切を、自分でどれだけ設定して
  いますか。やりたいことをはっきりさせ、
  そこに〆切を引いていますか。
  それはいつから始めますか。いつをゴールに
  したいですか。そして、人生の最後は
  どのようにして終わりたいですか。
  人生の〆切を、少しずつ考えていくことです。
  いろいろな〆切に頭を巡らせておくことです。
  〆切をうまく使いこなすことができれば、
  きっと人生は充実するものになっていきます。
  〆切は、想像以上に深いのです。」

本書には、〆切と上手く付き合うための考え方と
ノウハウが詰め込まれています。

この本から何を活かすか?

本書の最後には、「〆切を守るための10箇条」
が、まとめられていました。

 第1条 時間に追い詰められるのは不快だ、
    と自覚する
 第2条 仕事はプロセスに分解して細切れで行う
 第3条 プロセスごとにかかる時間を見積もり、
    自分で〆切を設定する
 第4条 やらないといけないことを「時間割」
    にしていく
 第5条 仕事は一気に完成させない。
    粗々から少しずつ精度を高める
 第6条 早め早めにどんどんやっていく
 第7条 自分の得意な時間帯、
    効率のいい時間帯を意識する
 第8条 ルーティンの時間をブロックする。
    細切れ時間はすぐやる
 第9条 やる気が出ないときは10分だけ離れる
 第10条 効率を上げる「イノベーション」を
     常に考える

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.


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| 時間術 | 06:17 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ビジネスと生活を100%楽しめる! 陰山手帳2017


※上は2016年版の参考画像です。
ビジネスと生活を100%楽しめる! 陰山手帳2017(茶)

ビジネスと生活を100%楽しめる! 陰山手帳2017(黒)

ダイヤモンド社の上村さんから頂きました。
ありがとうございます。

本日紹介するのは、「陰山手帳2017」です。

本ではなく、まだ未使用の手帳ですから、
いつもの満足度と付箋数は書いていません。

考案者は、教育者で、現・立命館大学教授、
立命館小学校校長顧問の陰山英男さんです。

陰山さんと言えば、百ます計算などの
陰山メソッドと呼ばれる教育方法が有名です。

もう10年近く前になりますが、ウチの子も
小学生のときに陰山メソッドを実践したことが
ありました。

そんな陰山さんが開発したビジネス手帳は、
プレジデント誌「読者大調査 2016 売れ筋手帳」
ランキングで第2位になった大人気の手帳です。

  「長年、教育の世界にたずさわってきて、
  確信したことがあります。
  それは、日常の生活習慣の重要性です。
  規則正しい生活をしている子どもはどんどん
  伸びますし、そうでない子どもは、伸び悩む
  傾向があります。
  大人でも、それは同じことです。
  睡眠が足りなかったり、食事がいい加減では、
  仕事で力を発揮することはできません。
  つまり、時間だけでなく生活も管理する
  必要があるのです。
  この手帳は、
   ・生活管理
   ・時間管理
   ・目標管理
  の3点をマネジメントすることに配慮して
  作成しています。」

この手帳には、食事や睡眠時間を
記録できるようになっているので、
ビジネスとプライベートを同時に
充実させることができます。

今の世の中は、スマホの時代ですから、
正直、スケジュール管理の部分では、
リマインダー機能などもないので、
手帳の優位性は少ないのかもしれません。

しかし、そんな時代でも手帳の需要が
衰えないのは、書いた内容を一覧できることと、
手書きすることでアイディアが生まれるからに
他なりません。

私も、何かを考えるときは、スマホではなく、
ペンを持って紙に書きます。

この陰山手帳は、週間予定のパートが、
左ページが縦型の週間予定表になっていて、
右ページが丸々方眼のメモ欄になっています。

方眼は、ロジックツリーを描いたり、
ちょっとした地図を描いたりするには最適です。

また、この週間予定のパートとは別に、
フリーの方眼メモ欄が50ページ以上も
ついていますから、別のノートも持ち歩く
必要がありません。

あと、日付の入った手帳で悩ましいところは、
代替わりするたびに、新しい手帳に書き写す
作業が必要なことです。

これが単なる連絡先とかだったら、それこそ
スマホで管理しているので必要ありませんが、
長期の目標だったら、目標は書き写せても、
それまでの経緯が見えなくなってしまいます。

そこで、この陰山手帳には、切り離して、
次の手帳に挟み込める「目標管理表」が
ついています。

  「目標は手帳に書き、常に見て確認することが
  達成への第一歩です。しかし、5年、10年単位の
  目標を、1冊の手帳で管理するのは困難なもの。
  そこで、手帳が代替わりしても都度書き写さ
  なくてもよいように、別冊としてこの
  『陰山英男の目標管理表』をつくりました。」

長期目標以外にも、記念日の記録や
キーパーソンの記録、パスワードの管理の
記入欄もあります。

私も2017年は、この陰山手帳を使ってみます。

この本から何を活かすか?

「陰山手帳2017」はA5変版で256ページに、
別冊の目標管理表が32ページあるので、
持ち歩くには、少し重たいと感じる方も
いるかもしれません。

そんな方には、「陰山手帳2017 ライト版」が
いいでしょう。

46版の224ページに陰山手帳のエッセンスを
凝縮して、携帯性を高めた手帳です。

こちらは小さいながらも、縦型の週間予定表や
プロジェクト管理表、1行日記などがあり、
生活習慣も上手に管理できるように
設計されています。

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| 時間術 | 12:39 | comments:0 | trackbacks:1 | TOP↑

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仕事の速い人が絶対やらない時間の使い方

満足度★★★
付箋数:18

  「仕事には、こなすことが目的の “作業” と、
  価値を生み出すことが目的の “価業” の
  二つがあります。大事にしなくては
  いけないのは、もちろん “価業” です。
  仕事の遅い人は “作業” に追われ、仕事をした
  つもりになっていることが多いと言えます。
  一方、仕事の速い人は、 “作業” はどんどん
  効率化して時間を短縮し、そのぶん、
  成果につながる“価業”を充実させる時間の
  使い方をしているのです。」

本書は、限られた時間を戦略的に使い、
最大限の効果を上げるための本。

著者は、マーケティングコンサルタントの
理央周(りおう めぐる)さん。

理王さんは、名古屋を拠点にコンサルタントの
仕事を精力的に行い、それ意外にも大学教授
として、東京と大阪で講義を担当しています。

更に本を執筆しながらも、
プライベートの時間は、趣味の料理や
映画鑑賞の時間を充実させています。

あまりに多くのことをこなしているので、
「理王さんは、いつ寝ているのですか?」
と聞かれることもあるそうです。

本書では、そんな理央さんが実際に行っている
時間術を紹介しています。

ただし、時間術といっても、あまり細かな
「手法」の紹介ではありません。

  「まずは、やるべきタスクを“ すべて” 洗い
  出します。次に、 “不要” なことを捨てます。
  最後に、残りから “優先” 順位を決めます。
  各タスクをどうさばくかという “戦略=方針” 
  を決めます。誰しもができないのが二つめの
   “捨てる” ことです。しかし、戦略を立てる
  ということは、 “捨てる” ことと同義語なのです」

こういった捨てる戦略を実践するコツが、
本書では「NG」の例と「OK」の例を比較して
書かれています。

では、本書から、「NG」と「OK」の例を
いくつか紹介しましょう。

  NG:「仕事したつもり」の残業をやめる
  OK:残業せずに「成果」を出し、
    時間を投資にまわす

  NG:スケジュール帳をアポイントで
    ぎっしりにするのをやめる
  OK:スケジュール帳に「空白の日」をつくり
    価業の時間を確保する

  NG:期限と所要時間のないToDoリストをやめる
  OK:ToDoリストには期限と所要時間を
    必ず入れる

  NG:得意な仕事から手をつけるのをやめる
  OK:苦手な仕事から手をつけて、時間を見積もる

  NG:定時ギリギリに出社するのをやめる
  OK:始業前にエンジンを温め
    ゴールデンタイムを使い切る

それほど難しいことや、特殊なことが
書かれているわけではありません。

しかし、日々の作業に追われていると、
気がつくと価業に時間を割けていない
こともありますから、本書の時間の使い方が
本当にできているかどうか、
一通りチェックしてみるのもいいと思います。

  第1章 最速で成果を生みだす「時間の使い方」
  第2章 速さは「段取り」で決まる
  第3章 「メール」に時間をかけすぎない
  第4章 「会議・打ち合わせ」の生産性を高める
  第5章 「資料作成」は必要以上に時間をかけない

この本から何を活かすか?

  ピーター・ドラッカーさんが提唱する
  「体系的な廃業」でデスク上を整理する

体系的廃業とは、「もしそれがなかったら、
何が問題なのか?」を問いかけ、事業や組織の
ムダを削ぎ落とし、イノベーションを起こすこと。

理王さんは、この考えでデスクの上を整理します。

  1. 今、あるものをないと仮定します。
  2. そして、今からでもそのものを手に入れるか
   どうかを考えます。
  3. 仮に「手に入れなくてもいい」と判断したら、
   そのモノは即刻廃棄します。

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| 時間術 | 05:48 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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あなたの1日は27時間になる。

満足度★★★
付箋数:20

  「この本は、忙しい1日の中で、誰にも邪魔
  されない “自分だけの3時間” の作り方を
  お伝えするものです。」

著者の木村聡子さんは税理士さん。

以前は残業続きで、毎日23時の終電で帰る生活を
続けていましたが、現在は15時までに仕事を
終わらせ、18時までの3時間を自分のためだけに
使っているそうです。

本書はこの自己投資の時間が確保できたから、
執筆できたのかもしれません。

1日3時間の自由時間を作るためのポイントは4つ。

 1. 1日の「過ごし方」を見直す
  「残業してでも、いい仕事をしよう」という
  マインドを捨てる

 2. 「仕事の段取り」を徹底する
  仕事を溜めず、「効率的に流す方法」を考える

 3. 「仕事環境」を効率的にする
  「物を探す時間」をゼロにする

 4. 「仕事のスピード」をアップさせる
  1秒でも早く手を動かす工夫をする

この4つのポイントの中で、最も重要なのが、
1番目の残業マインドを捨てること。

ここには大きく分けて2つの精神的障壁があります。

1つ目は、周囲の目。

「みんな残業してるのに、自分だけ先に帰る
なんて・・・」という遠慮です。

この遠慮は、「与えられた仕事はきっちりと
終わらせる」ことと「前業を習慣化し、 “あいつは
朝早くから仕事をしている” という印象を与える」
ことで、定時で帰っても周囲から理解を
得られるようになります。

2つ目は、自分の働き方に対する考え方。

「残業する=真面目、美徳」という考えが
染み付いている人が多くいます。

「今日のうちに終わらせないと」という責任感から、
つい無理して残業してしまいます。

しかし、残業しても、残業しなくても、
「仕事は無限」にあります。

「残業する」と自分で決めているから、
そこまで仕事があり、「残業しない」と決めれば、
やはり仕事はそこまでになるのです。

いずれにせよ、仕事がゼロになることはないので、
今ある仕事の中から、本当に今日の終業時刻までに
終わらせるもので、かつ、その時間内に終わらせる
ことができる仕事の分量だけ、セレクトして
やるように発想を変えるのです。

本書は4週間のプログラムで1日3時間の自由時間を
確保できるようにします。

1週目は、「朝時間の有効活用」と「短時間集中の
習慣化」によって、1日のリズムを少しずつ
変えていきます。

2週目は、仕事量と速さをコントロールできない
「仕事の渋滞」を解消します。

現在の仕事の渋滞度をチェックし、
スケジューリング方法と、仕事の流れをスムーズに
する方法を身につけます。

3週目は、仕事の効率化の土台となる「効率的な
仕事環境の作り方」を学びます。

デスク周りやPCデータフォルダを整理して、
「探す時間」を徹底的になくします。

4週目は、これまでの準備を活かして、
仕事のスピードを上げる具体的な方法を
マスターします。

マニュアルを整備し、メールストレスをゼロにし、
時間の予実を管理して、使える時間を増やします。

紹介されている時短テクニックは、
これ1つだけやれば、大幅に時間短縮できる
というような、魔法の方法はありません。

いずれも10分程度の時間を生み出す
小さな工夫ばかりです。

だからこそ現実的であり、それを1つ1つ
積み重ねて習慣化することで、
大きな時間を作り出すことができるのです。

この本から何を活かすか?

  「動線管理」で仕事のスピードを上げる

本書では、最短最少の動きで仕事ができるように、
自分のデスク周りをセッティングすることが、
勧められています。

最初に、右手と左手でそれぞれやること、
やる頻繁などの自分の仕事の仕方を分析します。

それに合わせて、必要なアイテムだけを
手が届く範囲に配置します。

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| 時間術 | 05:56 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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トヨタの段取り

満足度★★★
付箋数:21

  「一般的な段取りの目的は、 “ムダをなくす”
   “スピードを上げる”  “計画通りに進める” といったものが
  あります。しかし、 “トヨタの段取り” は・・・・

   “(ムダをなくす)+仕事の付加価値を高める” 、
   “(スピードを上げる)+ベストタイミングで仕事を終らせる” 、
   “(計画通りに進める)+問題点を見つけ、仕事の質を高める” 、

  そう、 “トヨタの段取り” は、付加価値の高い成果を出すための
  ビジネスツールなのです。」

本書はベストセラーになった『トヨタの片づけ』をはじめとする
トヨタシリーズの1冊。

著者は、個人ではなく、(株)OJTソリューションズという会社です。

この会社は、2002年にトヨタ自動車とリクルートグループによって
設立されたコンサルティング会社です。

トヨタに40年以上務めた技術者がトレーナーとして在籍し、
トヨタ時代の現場経験を活かし、人材育成、現場づくり、
会社づくりを支援しています。

OJTソリューションズの顧客企業は、製造業だけではありません。

他にも食品業、医薬品業、金融業、自治体などにも、
そのノウハウを提供しています。

ですから、本書の段取りの技術は、どんな業界でも、
もちろん工場で働く人、オフィスで働く人を問わず、
仕事の生産性を上げるために活用可能です。

さて、段取りをする上で、最も重要な1つが「ムダ取り」です。

トヨタには、仕事のムダを発見する視点として、
「7つのムダ」という考えがあります。

いずれも用語は、製造業の現場で使われるものですが、
オフィスワークにおいても同しようなムダが発生しています。

  1. 手持ちのムダ
   データの取りまとめが遅れて、企画書作成に着手できないなど。
  2. 加工のムダ
   社内の資料であるにも関わらず、不必要な装飾をしてしまうなど。
  3. 在庫のムダ
   貯めこんでしまった仕事や、不必要なデータなど。
  4. 動作のムダ
   デスク周りが整理できていなく、資料をとるのに時間がかかるなど。
  5. 運搬のムダ
   必要がないのに何度も上司に情報確認するなど。
  6. つくりすぎのムダ
   3製品分でよい詳細資料を10製品分作成するなど。
  7. 不良・手直しのムダ
   やり直しや修正が必要な仕事や、先週と同じミスをするなど。

日常的に、これら7つの視点から見て、ムダをなくすことを習慣に
していると、驚くほど生産性が上がっていくようです。

また、私が本書のトヨタ段取り術で意外だと思ったのは、
「仕事はギリギリまで」着手しないという考え方です。

仕事はできるだけ早く取りかかるべきというのは、
必ずしも正解ではないようです。

トヨタでは、まず仕事を「主作業」、「付随作業」、
「ムダ・例外作業」の3つに分類します。

次に、この中から「ムダ・例外作業」を削減します。

そして、「主作業」に合わせて、それ以外の「付随作業」を
同時に行えるように、仕事の流れを「直列」から「並列」に
並べ変えます。

最後は、デッドラインが決まったら、できるだけ締め切りに
近いタイミングで着手できるように段取りを組みます。

これは、早めに仕上げて寝かせておくのではなく、
必要なタイミングで必要なだけつくるトヨタ方式の
「ジャスト・イン・タイム」の考えに拠るものです。

この本から何を活かすか?

  資料は「プロセス」を見せる

トヨタでは、資料をA3用紙1枚にまとめる文化があるようですが、
その中でも必ず「思考のプロセス」がわかるようにまとめます。

たった1枚の資料でも、このプロセスがわかるように書かれていると、
仕事の引き継ぎの際に、全体の動きがリアルに伝わるようです。

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| 時間術 | 08:59 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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