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ikadoku

ビジネス書・ベストセラー本・科学本を中心に13年以上、ひたすら本を紹介し続けるブログ。既に紹介した本は3700冊以上。

テレワーク時代のメール術 評価される人は1通のメールで仕事が終わる

2020年11月16日
文章術 0

テレワーク時代のメール術
満足度★★★ 
付箋数:20 
posted with ヨメレバ
2020年はコロナウィルスの影響で、
急激にテレワーク化が進みました。

テレワークが増えるとZoomやTeamsなど、
ビデオ会議を行なうためのツールや
チャットなどが注目されがちです。

しかし、まだまだコミュニケーション
の中心は「メール」にあります。

 「メールをうまく使えば教務効率は
 飛躍的に上がり、使い方を間違えれば
 業務効率を著しく落とします。
 これはメールという道具だけの問題
 ではありません。
 書いて伝えるか、話して伝えるか、
 アウトプットの方法が異なるだけで、
 本当に問われているのは自分の
 スキルの問題です。」

テレワークだと、直接会って話す
ことが選択肢からなくなるので、
コミュニケーションの難易度が、
どうしても高くなります。

コミュニケーションの本質は3つ。

まずは、きちんと「伝える」こと。
次に、相手を「理解する」こと。
最後に、仕事を「管理する」ことです。

この3つをメールでしっかり行なう
ことが本書の目的です。

本書では、テレワークでも円滑に
コミュニケーションを取り、生産性を
高めるメールの使い方を紹介します。

著者は、ビジネスメールに特化した
コンサルティングを行っている
平野友朗さん。

一般社団法人日本ビジネスメール協会
代表理事も務めている方です。

「今さらメールの書き方って・・・」
と思った方も要注意です。

ビジネスメール実態調査2020では、
「質問に答えていない」というのが、
不快に感じたメールの第1位でした。

「できる」か「できない」かを
聞かれているのに、その答えが簡潔に
わかるように書いていないメールが
多いようです。

たかがメール、されどメール。

テレワークでメールの重要度が増して
いる今だからこそ、基本に立ち返って、
メールでのコミュニケーションを
見直してみましょう。

とは言っても、メールを書くのに
時間を書けすぎてはいけません。

メールに費やす時間を減らしたければ、
文章を考える時間と、入力する時間の
両方を削減する必要があります。

ここで重要となるのがメールの型
の使い方。

超基本ですが、メールの型は次の
7つの要素から構成されています。

宛名、挨拶、名乗り、要旨、
詳細、結びの挨拶、署名

このままの順番でメールを書きます。

この型を使うことは読む側にも、
書く側にもメリットがあります。

読み手は、どこを読み飛ばして、
どこを熟読すべきかが、一瞬にして
判断できます。

書き手も、考えなくていいことと、
考えることに分けることができ、
時間をかけるべき箇所に集中できます。

本書では、こうしたごく基本的なこと
から、ちょっとした効率化の秘訣まで
網羅しています。

例えば、「デスクトップ通知をオフ」
にすること。

 「私はメールのプロだからハッキリ
 言います。メールの優先順位を
 もっと低くしてください。
 本来やるべきことに集中してください。
 メールの優先順位を高くしている
 人は、デスクトップ通知をオンに
 していることが多いようです。」

メールに振り回されないよにして、
今やっている仕事に集中することも
メールによる効率化の1つです。

この本から何を活かすか?

届くメールを減らすことが、
メールの効率化の第一歩。

 「読んでいないメルマガは、
 今すぐ解除してください。」

私のメールボックスにも読んでいない
メルマガが知らないうちに増えて
いました。

私が本書を読んで真っ先に実行した
のが、不要メルマガの解除です。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.
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この記事を書いた人: ikadoku
毎朝4時に起きて本を読み、13年以上ブログで紹介記事を投稿しています。北海道在住。たまに旅行で長期の休みを取ります。

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