活かす読書
ikadoku

ビジネス書・ベストセラー本・科学本を中心に13年以上、ひたすら本を紹介し続けるブログ。既に紹介した本は3700冊以上。

スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい ~8割の社会人が見落とす資料作成のキホン

2020年08月03日
IT・ネット 0

スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい ~8割の社会人が見落とす資料作成のキホン
満足度★★★ 
付箋数:22
posted with ヨメレバ
あなたは、社会人として恥ずかしく
ないレベルの資料が作れていますか?

チェックするには、Wordで作成した
資料の「編集記号」を表示してみて
ください。

 [ホーム]タブ→[段落]グループ
 →[編集記号の表示/非表示]をクリック

編集記号を表示すると、文字の配置を
「スペースキー」で調整した箇所に
□が表示されます。

あなたのワード文書で□の表示が
多ければ、Wordの使い方が十分に
理解できていないのかもしれません。

スペースで文書の見た目を整えていると、
編集するごとにレイアウトのし直しが
必要となってしまいます。

本書は、Word、Excelで社会人として
恥ずかしくない資料を作れるように
なるための本です。

著者は、パソコンスクールを経営し、
これまで2000人以上を指導してきた
四禮静子さん。

他の、Word、Excel本と違う点は、
最低限の機能を使って、社会人として
恥ずかしくないレベルの資料が
作成できるようにしている点です。

すべての機能を辞書のように
網羅的に解説する本ではありません。

では、何をもって、社会人として
恥ずかしくないと判断するのか?

四禮さんが、挙げているのが次の
3点です。

1. 美しさ
「読みやく」「内容がわかりやすく」
「ムダのない」資料を作ります。

2. 作成スピード
ビジネス文書で、ペラ1枚の書類作成
にかける時間は、入力10分・編集5分
の「計15分」を最長とします。

3. 共有性
資料を手直しするとレイアウトや
数式が崩れてしまうようだと、
共有性が高い資料とは言えません。

個人的には、ExcelよりもWordの方が
機能を理解せず何となく使っている
方が多いような気がします。

例えば、Wordで次のような点で
イライラしたことはありませんか?

・文書の行頭が微妙にズレる
・行末がデコボコしてそろわない
・入力すると下線や網掛けが設定
 されていて解除できない
・改行すると箇条書きが設定
 されてしまう
・段落番号が続き番号になって
 「1」からはじめられない

もし、こういったストレスを感じた
ことがあるとすると、その原因は
「段落」です。

 「Enterを押したところまでが
 1つの段落。だから、文書の “。” 
 以外でEnterを押してはいけない
 のです!(特別な場合を除く)
  “見本の文書と同じ見栄えに
 したいから” といって、文章が
 続いているのにEnterで改行して
 しまうと、段落が分割されて
 レイアウトが崩れる原因に
 なっています。」

では、文章が続いているときは、
どうしたらいいのか?

そんな場合は「Shift+Enter」で
「段落内改行」を使います。

これを使うと、箇条書きで勝手に
番号が振られたり、行間が開いて
しまうこともなくなります。

本書は自己流でWord、Excelの
使い方を覚えてしまった人には、
役に立つと思います。

ピンポイントで効く、考え方や
テクニックが身につけられます。

この本から何を活かすか?

私はWordで、「ぶら下げインデント」
や「インデントを増やす」は使った
ことがありませんでした。

ぶら下げインデント
 1行目は字下げせず、2行目以降を
 字下げでそろえたい場合に使用する

インデントを増やす
 箇条書き部分の字下げの場合に
 使用する

 [ホーム]タブ→[段落]グループから
 「インデントを増やす」をクリック

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.
関連記事

気に入ったらシェア!

ikadoku
この記事を書いた人: ikadoku
毎朝4時に起きて本を読み、13年以上ブログで紹介記事を投稿しています。北海道在住。たまに旅行で長期の休みを取ります。

コメント0件

コメントはまだありません