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ikadoku

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あなたのメールは、なぜ相手を怒らせるのか? 仕事ができる人の文章術

2019年11月22日
文章術 0

あなたのメールは、なぜ相手を怒らせるのか? 仕事ができる人の文章術 (光文社新書)

満足度★★★
付箋数:23

社会人になって仕事をするようになると、
お礼・依頼・お詫びなどビジネスメール
のテンプレートを使うようになります。

しかし、そういった定型化したメール
以外のメールを書いたり、受信したり
することの方が圧倒的に多いはずです。

受信したメールの中には、
何を言っているかわかりにくかったり、
くどくて冗長なものもあります。

また、何度もラリーしなければ、
肝心なことが決まらないイライラする
メールもあるでしょう。

一方、自分がメールを書く側になると、
こう書いたら相手を怒らせないかとか、
誤解を与えないかなど、苦労して文章を
ひねり出すことも少なくありません。

あれこれ考え過ぎて、結局、自分も
わかりにくいメールを書いていたことに
気づいたこともあるかもしれません。

過不足なく、端的で、ふさわしい表現で
相手の心にピタリとはまるメールを
書くにはどうすればいいのか?

そんなメールを書く秘訣を本書は示します。

著者は、メール・ビジネス文書・手紙に
関するロングセラーを多く執筆してきた
中川路亜紀さんです。

  「本書は “メール仕事を快適にする” 
  をメインテーマに掲げています。
  それは “相手が気持ちよく読める
  メールを書く” ことと、 “自分が
  気持ちよくラクにメールを書ける” 
  ことが両立するメールの書き方を
  めざすということです。」

本書は、単なる定形ビジネスメールの
テンプレート集ではなく、メールを書く
ときの判断基準や考え方が学べます。

では、ほどよく丁寧で、しかも端的に
まとまっているメールが書ける人と、
そうでない人の違いは何なのか?

そこには決定的な違いがあります。

それは、「想像力の働かせ方」。

ささやかな心づかいができる人は、
画面の向こう側にいる相手のことを
想像して書いているのです。

 ・相手はいつこのメールを開くか
 ・このメールを受け取ったら、
  相手は何をしようとするのか
 ・そのために相手に必要な情報は
  そろっているか
 ・件名は検索しやすい言葉に
  なっているか
 ・期限はあったほうがよいかどうか
 ・出先で対応することはないか
 ・相手がわかる言葉になっているか
 ・相手が上司にメールを転送しても、
  差し支えない内容になっているか
 ・会社のPCで開きたくない内容が
  含まれていないか

こういった相手の状況を想像すると、
心づかいのあるメールが書けるのです。

また、短くて気持ちのいいメールを
書く一方で、自分の「本音」をきちんと
伝えたいと思うこともあります。

そんなときは、あなたの心のつぶやきを
やわらかく表現する文例集が役に立ちます。

本書では第4章以降の章末に、
「あなたの本音」をメールで表現する
文例集が掲載されています。

こういった言い換えの文例は、あまり
目にしないので、本当にありがたいです。

本書で、メールの書き方を学ぶと、
受け取った相手も、書いた自分も
両方のイライラが減ることでしょう。

 第1章 「感じのいいメール」は想像力
    から生まれる
 第2章 「書くのがラクになる」基本ルール
 第3章 「戦略的に書く」ための応用ルール
 第4章 アポイントをワンツーで決める
 第5章 やる気になってもらうお願いメール
 第6章 「即レス」しない返信術
 第7章 「伝えにくいこと」を文章で伝える
 第8章 キレた相手に、メールで対応する
 第9章 「本当に申し訳ございません」を
    どう書くか
 第10章 あなたのメールが、人と人をつなぐ
 第11章 あの人の心に寄り添う

この本から何を活かすか?

「メールで伝えにくい」ことを
書かなければならない場合もあります。

そんな時は、次の方針でメールを書きます。

 ・残念なお知らせは、あえて事務的に
 ・悪い知らせは早く知らせる
 ・深刻な悲報は挨拶なしで知らせる
 ・提案、協力要請はさらっと断る

ただし、目上の人からのお誘いを
忙しいからといって断るのはNGなので
気をつけましょう。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.
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ikadoku
この記事を書いた人: ikadoku
毎朝4時に起きて本を読み、13年以上ブログで紹介記事を投稿しています。北海道在住。たまに旅行で長期の休みを取ります。

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