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伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方

2019年07月01日
文章術 0

伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方

満足度★★★
付箋数:19

ほとんどのビジネスパーソンに取って、
メールはなくてはならない存在です。

1日でたくさんのメールを送受信している
人も多く、メールの処理が仕事全体の
効率化の鍵を握っている人も少なく
ありません。

あなたは、メールの処理は速い方ですか?

実は、メールの処理が遅い人には、
共通した特徴があります。

  「なぜ、メールの処理が遅いのか。
  その理由は明白です。
  メールに対して過剰品質なのです。
  メールを書くたびに考え、悩み、
  完璧を求めてしまう。調べなくてよい
  ことまで調べ、正しさにこだわり、
  時間をかけすぎている。
  丁寧であることをよしとする反面、
  1つ1つの動作が遅く、動いているから
  働いていると思い込んでいる。」

メールはコミュニケーションの道具。

一定のマナーやルールは不可欠ですが、
それ以上に完璧を目指して、
あまり時間をかける必要はありません。

本書の著者は、ビジネスメールの教育、
改善の第一人者、平野友朗さんです。

一般社団法人日本ビジネスメール協会
で代表理事を務めている方です。

  「本書では、メールのプロが実際に
  行っている、丁寧でわかりやすい
  メールをすばやく作成する秘策を
  伝授します。1つでも多くのことを
  実践してください。メールの呪縛から、
  きっと解放されることでしょう。」

平野さんは、これまでに1万通の
メールを添削してきたと言います。

本書では、伝わるメールを早く書く
基本から、メールを読み書きする
実践テクニックまでを紹介しています。

その中から、超基本項目ですが、
メールの「タイトル(件名)」の
付け方を確認しましょう。

タイトルを読めば、メールの意図が
一瞬でわかるようにしなければ
なりませんから、本文より重要と
言っても過言ではないでしょう。

タイトルに盛り込む情報は3つ。

「いつ」、「何が(誰が)」、
「どうなったか(どうして欲しいか)」
をタイトルで伝えます。

ただし、日付が明らかな場合は、
「いつ」は省略しても構いません。

そして、つい使ってしまいがちですが、
「~について」、「~の件」という
フレーズは、タイトルにはNGです。

なぜなら、これをタイトルに使うと、
相手の対応が遅くなってしまう
可能性があるからです。

例えば、「A社の件」というタイトルで
相談のメールを送ったとします。

しかし、このタイトルでは相談で
あることを読み取ってもらえず、
開封を後回しにされてしまう
可能性があります。

 × A社の件
 ○ A社の見積についてのご相談

 × サイトリニューアルについて
 ○ 公式サイトリニューアルのご提案と
  費用のお知らせ

 × お礼です
 ○ 業務報告会(7/18)参加のお礼

たかがタイトルですが、開封後の
相手の素早い行動を引き出すように
付ける必要があるのです。

本書はかなり基本的な内容も入っている
ので、特に若手のビジネスパーソンには
是非、読んでほしい本です。

若手でなくとも、メールに振り回されがち
な人には、参考になることが多いでしょう。

メールに関するあらゆる悩みを解決する
手助けをしてくれるはずです。

この本から何を活かすか?

あなたは、メールチェックを1日に
何回しますか?

1日中、随時送信されてくるメールを
チェックしていては、それだけで
1日が終わってしまうこともあります。

メールチェックが癖になっている人も
いるかもしれません。

しかし、1分1秒を争うメールは稀です。

本書が推奨するメールチェックの
回数は、「1日3回」。

メールチェックするのは、朝、夕方と、
隙間時間だけで十分のようです。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.
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この記事を書いた人: ikadoku
毎朝4時に起きて本を読み、13年以上ブログで紹介記事を投稿しています。北海道在住。たまに旅行で長期の休みを取ります。

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