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読んだ本を、どう活かすか? セミリタイヤしたikadokuが、週に5冊、ビジネス書・自己啓発本・投資本・ベストセラーなどの本を紹介します。

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仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!

満足度★★★
付箋数:23

著者の飯田剛弘さんより献本いただきました。
ありがとうございます。

あなたの仕事は、スケジュール通り
進んでいますか?

多くのビジネスパーソンは、自分はいつも
忙しいと感じているはずです。

そして、一生懸命やっているのに、
ほとんど毎日、残業になってしまったり、
スケジュールがギリギリになってしまう。

期限に終わらないこともあるでしょう。

なぜ、このようなことが起きるのか?

  「それは、あなたのやり方がズレている
  からです。以前と比べて、やることが
  増えているのに、仕事の進め方や考え方を
  一向に変えなかったために、今の時代に
  合わなくなってしまったのです。
   “がんばれば成果が出る” というわけでは
  なくなったのです。ムダな努力をしない
  ためにも、今の時代に合った仕事の進め方に
  変えていく必要があります。」

タイムマネジメントは多くの人が抱える悩み。

本書は、スケジュール管理の問題点を
解決する本です。

著者の飯田さんは、プロジェクトマネジメント
のプロフェッショナル。

童話でわかるプロジェクトマネジメント
という本も書かれていて、当ブログでも
以前に紹介しました。

本書では、プロジェクトマネジメントの
ノウハウを使ったスケジュール管理の手法を
解説しています。

メインとなるのは、Google カレンダーや
マイクロソフトOutlookなどの
「デジタルカレンダー」を使った
タスクとスケジュールの管理です。

最初に、仕事の「仕分け」から始めます。

やらないことは何か、他人にお願いすることは
何かを決め、やるべきことに集中します。

そして、自分がやるべきことを絞ったら、
いつやるかを決めて、デジタルカレンダーに
予定を入れます。

ここでのポイントは、「今すぐやる」ここと
「健全な先送り」を掛け合わせること。

  1. 5分以内に終わる仕事なら、すぐやる

  2. 締め切りがあり、15分以上かかる仕事や
   ミーティングなら、通常のカレンダーに
   予定を入れる

  3. 締め切りがない仕事や、その他の残った
   仕事を「タスクリマインダー」カレンダー
   に入れる

つまり、カレンダーは通常のものと、
タスクリマインダー用のカレンダーの
2種類を使い分けます。

単体のTo Doリストは使わず、
デジタルカレンダーでタスクも時間軸で
管理します。

デジタルカレンダーにはリマインド機能や
アラーム機能があるので、忘れないことに
自分の頭を使う必要がなくなります。

タスク管理が学校の時間割のようになって、
シンプルに行動できるので、
目の前のことに集中できるのです。

更に、「タスク置き場」の数を減らすのも
時間管理する上での大きなポイントです。

机上やドロワー、キャビネット、棚や倉庫、
ノートや付箋、業務用ソフトやアプリ・・・

紙とデータを合わせると、20を超える
タスク置き場がある人もいます。

できるだけ同じところに資料や情報を集め、
少なくともタスク置き場の数を1桁にすると、
探し出す時間もぐっと短縮できます。

本書には、他にも合理的でムダなく
スケジュールを管理していく方法が満載。

根本的なスケジュールに対する考え方も
含めて、参考になることが多数紹介された
本だと思います。

各ノウハウの効果は、飯田さんがこれまで
関わったプロジェクト管理で実証済み。

本書を執筆する際にも、紹介されている
スケジュール管理手法やデジタルツールの
利用法が生かされたようです。

時間管理が苦手な方には、参考になる、
オススメしたい一冊です。

この本から何を活かすか?

あなたは、仕事の優先度を「緊急度」と
「重要度」の2つだけで決めていませんか?

「緊急度」と「重要度」でマトリックスにして
優先度を決めるのは、よく知られた手法です。

しかし、これだけでは現実的には足りないと、
飯田さんは言います。

なぜなら、緊急度も重要度も自分ですべて
コントロールできないから。

実際には、デッドラインから逆算して、
この2つに「仕事にかかる所要時間」と
「他人への依存」も考慮してスケジュールを
決める必要があるのです。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.
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