活かす読書

読んだ本を、どう活かすか? セミリタイヤしたikadokuが、週に5冊、ビジネス書・自己啓発本・投資本・ベストセラーなどの本を紹介します。

PREV | PAGE-SELECT | NEXT


≫ EDIT

なぜ、あなたのExcelは「パッとしない」のか?

満足度★★
付箋数:10

  「ジグソーパズルを思い浮かべてください。
  ジグソーパズルは、何百個あるいは何千個もある
  ピースを組み合わせて、1つの作品にします。
  最初に “完成した絵” があり、それを細かく裁断
  してパズルにしています。(中略)
  Excelの機能や関数はジグソーパズルのピースと
  同じで、バラバラに存在しています。
  適当に使っていては、資料の完成に途方もない
  時間がかかってしまいます。Excelで大事なことも
   “全体像(完成させる資料)” を具体的に
  イメージし、常にそれを意識しながら作ることです。
  つまり、最終的な形を目指して、機能や関数を
  1つ1つ組み合わせていくことが大事なのです。」

本書は仕組みから学ぶ、大人のためのExcel再入門。
今さら聞けないExcelの基礎を、丁寧に解説します。

著者は、21年間のシステムエンジニアを経て、
現在はPC研修や業務改善コンサルタントとして
活躍する小野眸さん。

小野さんは、社会人向けのExcelセミナーで、
「Excelは基礎が大事」という話をします。

これ聞いて「Excelのプロになるわけじゃない」
とか、「仕事でちょっと使うだけだから」と
あまり基礎を知りたがらない人もいるといいます。

確かに、ネットで調べれば知りたい使い方だけ、
パッと調べられますから、とりあえずはその場を
切り抜けることも可能でしょう。

しかし、ビジネスに必要なExcelの基礎を
理解すれば、今までバラバラだったスキルが
つながり、資料作成がスムーズになります。

スムーズにExcelで資料が作れると、
分析や提案など、もっと大切な業務に
時間を費やすことができるのです。

本書は第1部で、あらゆるExcel業務のベースとなる
基礎知識を解説しています。

あまり学ぶ機会のないExcelの仕組みを理解し、
応用が利くExcel感覚を身につけるのが目的です。

第2部では、9つのケーススタディ(ストーリー)
から、資料作成の考え方と作り方を学びます。

ケーススタディとして掲載されている1つは、
次のような事例です。

化粧品メーカーに勤務する6年目のHさんへの
課長からの指示。

 課長:「新製品の製品ラベルの原稿をExcelで作成
  しておいてください。」

 Hさん:「ラベルで原稿を作るのは初めてですが、
  研究部門から届くリストはどんな形式になって
  いるのでしょうか?」

 課長:「成分が縦1列に入力されたExcelファイルで
  届きます。それを1つにまとめるのが大変な
  作業で、毎回苦労しているんです。特に成分表は
  数が多いから」

 Hさん:「成分は1商品あたり少なくとも数十個、
  多いものだと100個以上ありますよね。
  1つずつコピペしてつなげていくのですか?」

 課長:「そうなんです。別々のセルに入ったものを
  つなげられる関数があればいいけど、
  それがわからなくて。ネットで検索しても
  いい方法が見つからないから、仕方なく1つずつ
  コピペしています。HさんはExcelが得意でしたね。
  ラベルデータを渡すまで2週間ありますから、
  何かうまい方法を考えてくれませんか」

このケーススタディのポイントは、
人が代わってもメンテナンスがしやすいこと。

例えば、研究部門から届くリストに新しい成分が
加わっても、誰でも修正しやすように、
作業用の列を加えて、できるだけシンプルな関数で
製品ラベルを作成します。

このケースで使う関数は、IF、COUNTA、OFFSETなど。

大量のセルに分かれた文字を抜き出して
1つのセルにまとめるために、
計算式を応用して文字をつなげます。

そして、毎回位置が変わるセルを自動で
指定するためにOFFSET関数を使います。

現場で作成するExcelシートには様々なパターンが
あるので、本書の9つのケースで全て網羅されている
わけではありませんが、基本的な使い方は一通り
マスターできるように思えます。

この本から何を活かすか?

  意外と使う人が少ない「ピボットテーブル」

マウス操作だけで、簡単にクロス集計ができる
ピボットテーブル。

一度使ってしまえば、その簡単さと便利さを
実感できますが、なぜか使っている人が
それほど多くありません。

本書はピボットテーブルを使ったことがない人にも
参考になると思います。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.
関連記事

このエントリーをはてなブックマークに追加

| IT・ネット | 09:14 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

COMMENT















非公開コメント

TRACKBACK URL

http://ikadoku.blog76.fc2.com/tb.php/2636-7bc10b30

TRACKBACK

PREV | PAGE-SELECT | NEXT