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読んだ本を、どう活かすか? セミリタイヤしたikadokuが、週に5冊、ビジネス書・自己啓発本・投資本・ベストセラーなどの本を紹介します。

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世界のトップを10秒で納得させる資料の法則



満足度★★★
付箋数:23

あなたは、「群管理」という手法をご存じでしょうか?

初めて聞く言葉という方も多いかもしれません。

群管理とは、主に製造業で使われる手法の1つで、
製品を製造ロットごとに管理し、
工程のボトルネックの発見などに有効な手法です。

ある連続した一連の業務を週や月などの時間の単位で区切り、
その一単位ごとを「群」として管理まします。

ところで資料作成の本で、なぜ製造業で使う管理手法の
用語が出てくるのでしょうか?

本書では、この群管理の手法をサービス業にも転用し、
問題の本質をつかむために活用しています。

解説されているのは、英会話学習塾がチラシを配布しても
売り上げが伸びない事例です。

問い合わせ、モデルレッスン、申し込み、入金の
各工程を「累積グラフ」で表した場合と、
「群管理」の2つのクラフで表した場合を比較します。

すると、累積グラフではつかめなかった問題点が、
群管理のグラフではボトルネックが浮かび上がってきます。

この手法をサービス業などの業務処理報告書で
使うメリットは次の4つです。

  1. 問題の早期発見につながる
  2. ボトルネックの発見によって全体算出量が増大する
  3. プロセスごとの数値化による計画的なリソース配分が可能になる
  4. 数値化で改善が可能になる

著者の三木雄信さんがこの手法をサービス業で使うことを
思いついたのは、2001年にソフトバンクが、Yahoo! BBの
サービスを開始したときのことでした。

当時ADSL接続サービスとしては、価格破壊だったため、
Yahoo! BBに申込が殺到しました。

しかし、サポートが全く追いつかず、コールセンターを開設しても、
電話が繋がらないというクレームが押し寄せていました。

このとき料金センターに寄せられる苦情の中でも、
特に多かったのが誤課金に関するトラブルでした。

三木さんは、このトラブルに対処する際に、群管理で問題点を発見し、
劇的な業務改善を実現したそうです。

三木さんは、ソフトバンク時代、27歳で社長室室長に就き、
孫正義さんの右腕として活躍し、ナスダック・ジャパン市場開設や、
日本債券信用銀行の買収案件、Yahoo! BB事業の立ち上げなどに
携わりました。

本書で公開されるのは、孫さんから直接言われて身につけた
資料作成術です。

  「この本では、10種類の資料を取り上げた。業務処理報告書から
  売上報告書、会議議事録、企画書に至るまで、
  作成頻度の高い資料や、作成ノウハウを知っておくと有益な
  資料を取り上げている。そして、そのほとんどのケースで
  悪い見本とその問題点を挙げた後、ソフトバンク流の資料の見本と
  考え方を紹介した。」

三木さんは、ソフトバンクに入社直後から、
常に孫さんから資料作りを求められてきました。

要求される資料のレベルは高く、正しい数字で予測値が
示されているのはもちろん、見た瞬間に本質が把握できる
資料を求められていました。

孫さんが1つの資料に目を通す時間は、わずか「10秒」。

その短時間でも、資料の中に曖昧さが含まれていると、
容赦なく指摘されます。

本書で解説されるのは、孫さんをも納得させた資料作りの極意です。

この本から何を活かすか?

  資料作りは「上から目線」で

  「もし会社のフォーマットとしてExcelでの加工を
  求められているなら、プラスαで別のレポートも作ってほしい。
  そのときは、平の社員なら課長の、係長なら部長の、
  というように二段階上のポジションからの視点で
  資料作りに臨むことだ。」

上から目線で資料を作成しないと、曖昧さが残る
逃げの姿勢を含んだ資料になってしまうようです。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.

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