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すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術

すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術
すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術

(2011/04/13)
高橋 政史 商品詳細を見る

満足度★★★
付箋数:19

  「整理とは、複雑なものをシンプルにすること」

本書では、7つのフォーマットを使って、
頭の中、プレゼン資料、机の上、仕事の情報などを
「1枚の紙」にまとめる方法が紹介されています。

著者は過去にマインドマップ関連の本を執筆している
高橋政史さん。

以前、高橋さんが勤めていた会社の部署では、
大量の書類があふれていたそうです。

高橋さんは、自分の仕事の引継ぎをするにあたり、
マインドマップを使うことで、大量の書類を一覧性が高く
シンプルな資料にまとめることができたそうです。

  「これをつくるようになった結果、3tトラック1台分の資料を
  畳4畳半分にまとめることができました。」

この喩えは、正直ちょっと分かりにくいですが、
本書での高橋さんの説明は、簡潔でわかりやすくなっています。

整理術の本ですから、ムダな記述も少なく、
本書自体も、シンプルにまとめられている印象です。

紹介されているフォーマットは以下の7つ。

  1. 問題・課題のポイントを3分でまとめる「Sの付箋」
  2. 隙間時間でも資料がつくれる「16分割メモ」
  3. 必要な情報を短時間で抜き出すための「キラー・リーディング」
  4. 身の回りをすっきりさせる「1枚引き継ぎマップ」
  5. 打ち合わせや会議の効果効率を高める「マッピング・コミュニケーション」
  6. 論理的な報告書・企画書ができる「1・2・3マップ」
  7. 報告やプレゼンで説得力を生む「物語プレゼンテーション」

この中で、マインドマップを使うのは「1枚引き継ぎマップ」だけで、
その他は高橋さんオリジナルのフォーマットです。

まとめる紙は付箋、A4の紙、メモ帳など
フォーマットによって異なります。

例えば、「Sの付箋」は、その名の通り、
少し大きめの付箋の中に書き込みますし、
「16分割メモ」は、無地のメモ帳を使います。

以前、小室淑恵さんの「ラクに勝ち続ける働き方」で、
無印良品のコマ割りされたノートが紹介されていて、
私も1冊購入して使ってみましたが、
本書の「16分割メモ」もコンセプトは同じです。

コマ割りされた1区画をプレゼンのスライド1枚と
見立ててアイディアを書き込みます。

「16分割メモ」は、自分でメモ帳に枠を描く手間をかける分、
分割数や枠の形や色などのカスタマイズが可能。

考えようによっては、単に無地のメモ帳を
枠で区切るだけです。

しかし、こうして枠でスペースを制限することで、
新しい発想が出やすくなるのは、新鮮な感動がありますね。

この本から何を活かすか?

「キラー・リーディング」は、本1冊を15分で読み、
さらにその内容を紙1枚に要約、1分で簡潔に説明する方法です。

  STEP1. 本を読む前に「問い」を設定する。
  STEP2. 目次や本の中をパラパラめくりながら、
        キーワードを16個抽出する。
  STEP3. 設定した「問い」と抽出したキーワードに引っかかる箇所を
        10分程度でザーッと探すように読み、16個のキーワードの中で、
        特に重要な3つのキーワードを選び出す。
  STEP4. 「問い」に対する答えを、厳選したキーワードから、
        一言のメッセージに要約する。

この方法やってみました。

使えるかどうかは本の種類によります。

本当に、本の上っ面だけを舐める感じですが、
意外とポイントは外さないものです。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.
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