活かす読書

読んだ本を、どう活かすか? セミリタイヤしたikadokuが、週に5冊、ビジネス書・自己啓発本・投資本・ベストセラーなどの本を紹介します。


2017年08月 | ARCHIVE-SELECT | 2017年10月

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外資系コンサルのビジネス文書作成術

満足度★★★★
付箋数:26

  「 “外資系コンサルタントが扱う書類” と
  聞くと、PowerPpintによるチャートやExcelの
  表を思い浮かべる読者も多いだろう。
  しかしビジネスを動かすベースはWordで
  作成した文書である。PowerPpintやExcelは
  プロジェクトを加速させることはあっても、
  単体でビジネスを進めることはない。
  これはコンサルティング業界に限らず、
  すべての業種業界で言えることだ。」

本来、プレゼン用にはPowerPpint、
項目操作や数値計算を伴う表作成はExcelで
作成し、それ以外の「文書」はWordで作成
するのが適しています。

しかし、普段からWordで文書を作っている人は
それほど多くないかもしれません。

それどころか、これまでWordの文書など、
全く作ったことがない人もいることでしょう。

多くの人が、Wordを敬遠するのは、
箇条書きのマークが自動で変わってしまうなど、
設定を外さない限り、ありがた迷惑な修正が
起こり、煩わしさがあるからです。

それでも、1ページに収まらない文書や
変更履歴を残したいときなどは、
Wordで作成する方が適しています。

  「本書は単なるWordの使いこなしガイドブック
  ではありません。ビジネスシーンで求められる
  Word文書を、コンテンツの作り方とツールの
  使い方、その両方を合わせて解説する
  実践的なビジネス書です。」

著者の吉澤準特さんは、外資系コンサル会社の
日本支社で、ビジネスからシステムまで
幅広くコンサルティングを手がける方。

これまでに、次のような本も執筆しています。

 『外資系コンサルが実践する 資料作成の基本
 『外資系コンサルの仕事を片づける技術

ただのWordの操作方法の解説した本なら、
いくらでもありますが、ロジカルシンキングや
ラテラルシンキング、クリティカルシンキング
なども用いた、わかりやすく、魅せる文書の
作成方法を解説した本は珍しいと思います。

本書はロジックを構造化して、「4つのS」に
沿って文書を作成します。

 S1.ストラクチャー(Structure)
 ~論理構造を組み立てる~
  1.文書の目的をはっきりさせる
  2.ロジックを組み立てる

 S2.スタイル(Style)
 ~体裁を整える~
  1.更新しやすい文書を最初から作る
  2.推奨しない表記を避ける
  3.正しく記号を使い分ける

 S3.センテンス(Sentence)
 ~文書を整理する~
  1.言葉を簡単にする
  2.構造を単純にする

 S4.スキーマ(Schema)
 ~図表を活用する~
  1.Wordで表・図を使う
  2.チャート・グラフを使いこなす
  3.色を使い分ける

「ロジックを組み立てる」パートなどは、
さすがに外資系コンサルだけあって、
PREP法による論点のまとめ方などが
解説されています。

ちなみに、PREP法とは、Point(主張)、
Reason(理由)、Example(事例)、
Point(まとめ)からなるフレームワーク。

本書は、内容を盛り込み過ぎていて、
少し図表の文字が小さくなっています。

しかし、文書作成は、下手な本を何冊も
買うより、本書だけあれば十分です。

本書は文書作成の際には、すぐに引っ張り
出せるように、手元に置いておきたい一冊。

この本から何を活かすか?

本書では、「~性」「~的」「~化」の
熟語を使い過ぎないよう注意されています。

これらの接尾辞を持った熟語を多用すると、
文字数を節約できる反面、読みにくい文章に
なります。

「~性/~的/~化」を使うと読みにくく
なるようなら、その一部は熟語化せずに、
あえて文章で表現します。

例)課題性の高い物流安定化プロジェクトの
優先的推進によって、海外事業早期黒字化の
実現性を検証する。
       ↓
改)重要課題を抱えた物流安定化プロジェクト
の推進を優先することで、海外事業の
黒字達成を早めることができるか検証する。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.

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