活かす読書

読んだ本を、どう活かすか? セミリタイヤしたikadokuが、週に5冊、ビジネス書・自己啓発本・投資本・ベストセラーなどの本を紹介します。


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外資系コンサルが実践する 資料作成の基本

外資系コンサルが実践する  資料作成の基本  パワーポイント、ワード、エクセルを使い分けて「伝える」→「動かす」王道70外資系コンサルが実践する 資料作成の基本 パワーポイント、ワード、エクセルを使い分けて「伝える」→「動かす」王道70
(2014/08/20)
吉澤 準特

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満足度★★★★
付箋数:23

本書の著者、吉澤準特さんは外資系コンサルティングファームで、
これまで何万枚もの資料を作成してきました。

そこで「1つの絶望」と「1つの救い」に思い至ったそうです。

「1つの絶望」とは、経験の積み重ねこそが資料作成の上達を
左右するという厳然たる事実です。

経験値が蓄積されるほど、良い資料が作れるようになるのです。

一方、「1つの救い」とは、限られた資料作成テクニックを
繰り返し実践するだけでも、普通なら10年かけて身につける
資料作成の力を、わずか数ヶ月で獲得できるということです。

吉澤さんは新人の資料作成をサポートするに当たり、
クライアントからよく指摘を受ける事項をリスト化し、
その点を重点的に意識して資料作成するように指導しました。

その結果、吉澤さん自身が3年かけて身につけたノウハウを、
指導を受けた新人コンサルタントは、
たった半年で実践的に使えるようになったそうです。

本書は資料作成のための様々なテクニックが盛り込まれて
いますが、経験を積むと結局ここに辿り着くという
「資料作成の王道」が示されています。

見た目のフレームワークや体裁だけを真似して、
一瞬で資料を作り上げる目的では書かれていません。

最初に相手に何をして欲しいか、つまりWHO、WHAT、WHYを決め、
次の3段階でレビューを受けながら、資料作成を進めます。

  スケルトン → ドラフト → フィックス

スケルトンとは、資料のコンテンツを目次レベル+概要説明
レベルで作成したもので、文字を列挙した程度のものです。

ドラフトとは、スケルトンに沿って資料を一通り作成したもので、
図表は作成途中でも、最終形がイメージできる程度に
作り込みます。

フィックスとは、ドラフトを更新して第三者に見せる品質に
仕上げたもので、文字や図表の構成や色使いなど、
資料の読みやすさまで配慮して作ります。

この3段階でそれぞれ依頼者からレビューを受け、
認識のギャップをこまめに解消することがポイントです。

合意がないまま、作成側の思い込みだけで作ってしまうと、
依頼者の意図しない資料になってしまうことがあり、
そうなるとやり直しの手間が掛かってしまうのです。

本書は、無駄なく完成度の高い資料を作成するための
王道のスキルを70項目にまとめて紹介します。

我流で作って失敗した資料サンプルと、
王道で作った資料サンプルを比較しながら解説します。

論点を絞り込み資料の構成を考えるところから、
文章の推敲、図表の選び方から表現方法、体裁を整え
印刷した時の見栄えを良くする方法まで説明されています。

本書の手順に素直に従って資料を作れば、
素人でも一定の水準の資料がデキてしまうでしょう。

これ一冊で全てを網羅するというぐらいの意気込みで
資料作成のノウハウが詰め込まれています。

冒頭に自分の資料作成レベルを診断するチェック表も
掲載されていますから、まずは自分のタイプやレベルを
把握するところから始めるといいでしょう。

本書は、特に資料づくりの初心者から中級者レベルまでに
参考となる「資料作成の教科書」だと思います。

この本から何を活かすか?

  「図表は拡張メタファイル形式で挿入する」

異なるフォーマットの図表を組み合わせて資料を作る場合、
図表の貼付けには「拡張メタファイル形式」を選択すると、
見栄えもよく、少ない容量で貼り付けることができるようです。

  「通常のフォントにはメイリオUIを使用する」

これが資料作成におけるウィンドウ環境での推奨フォントです。

私は今までなんとなく、図の貼付け形式も使用するフォントも
本書の推奨する形式を使っていましたが、
やっているうちに王道に辿り着いたということだと思います。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.

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| 交渉術・伝える力・論理・人脈 | 05:35 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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