活かす読書

読んだ本を、どう活かすか? セミリタイヤしたikadokuが、週に5冊、ビジネス書・自己啓発本・投資本・ベストセラーなどの本を紹介します。


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プロの資料作成力

プロの資料作成力
プロの資料作成力
(2012/05/25)
清水 久三子 商品詳細を見る

満足度★★★★
付箋数:24

あなたは、社会人になってから資料作成の方法を体系的に学びましたか?

もし、資料作成の技術を基礎からキチンと学んでいないのなら、
本書を教科書にすることをおすすめします。

資料作成の技術=ドキュメンテーションは、
どんな会社、どんな業種で働いていても、
ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。

しかし、ビジネスの成果を左右する大切なスキルであるにも関わらず、
見よう見まねやで資料を作っていたり、自己流であったり、
あるいは、ごく簡単な研修でしか学んでいない人も多いようです。

本書では、「プロを教えるプロ」と呼ばれる清水久三子さんが、
ドキュメンテーションの技術を、基礎からわかりやすく教え、
自分の武器と呼べるレベルにまで引き上げてくれます。

  第1章 プロフェッショナルの資料に求められるもの
  第2章 「目的」「ターゲット」「メッセージ」の明確化
  第3章 資料の構成を考える
  第4章 情報の質と量を最適化する
  第5章 ビジュアルオブジェクトのテクニック
  第6章 ビジュアルエフェクトのテクニック
  第7章 資料のクオリティを高めるヒント

一般的に外資系コンサルタントは、資料作りやプレゼンがうまいと
言われますが、なぜ彼らはうまいのでしょうか?

パワーポイントの使い方に長けているからでしょうか?
それとも、たくさんのフレームワーク知っているからでしょうか?

そういった理由も、うまい一つの要素に含まれるでしょう。

しかし、それらは根本的な理由ではありません。

  「より本質的な理由は、彼らが、資料の目的、相手、内容について、
  ロジカルに考え尽くしているからです。
  私が新人コンサルタントに最初に教えるのもこの点です。」

では、どうしたら、資料の目的、相手、内容について
ロジカルに考え尽くすことができるのでしょうか?

清水さんは、その前に、まず「わかる」状態が
どんなものなのかを解説します。

「わかる」には、そもそも2つの意味があると。

1つは、「意味」が理解できるという「わかる」。

この場合の「わかる」は、情報の量と質が適切で、
脳内に収めやすく、必要な場合に引き出して使える状態を指します。

もう1つは、「意義」がわかるわかるという意味の「わかる」。

こちらは言われた内容が腑に落ちて、アクションをとることが
可能な状態を指します。

「わかる」「伝わる」資料とは、この2つを同時に満たす状態。

私たちが、資料を作る場合、見た目だけにとらわれすぎて、
この「意義」の部分を、欠いてしまうことがあります。

しかし、意思決定者を動かす資料を作るためには、
「意味」よりも「意義」を最初に考えなくてはなりません。

資料の目的、相手、内容についてロジカルに考え尽くすとは、
この「意義」を徹底して追求すること。

本書では、2つのフォーマットを用い、
資料作りの最初に「意義」を明確化します。

清水さんが、資料作りが自分の強みだと認識したのは、
あるエクゼクティブから「一目見れば理解できるから説明不要」と
言われたことがきっかけだったそうです。

それ以来、話すことがあまり好きではなかった清水さんは、
説明不要で、一目見てわかる資料作りに磨きをかけ、
「ビジュアルクイーン」とまで呼ばれるようになりました。

本書には、そんな清水さんのノウハウが、
惜しみなくつぎ込まれています。

この本から何を活かすか?

「意義」を伝えるために、本書が用意したフォーマットは、
次の2つです。

1つは伝える「相手」を明確化するための「プロファイリングシート」。

これは相手の「期待」と「理解」を把握し、
何をどのように伝えると効果的かという「仮説」を導き出すもの。

このフォーマットで資料作成の方針を決めます。

もう1つのフォーマットは「ストーリーボード」。

これは訴求すべきメッセージを決め、それをどのような流れで
伝えるかの構成、資料の章立てを考えるものです。

これがあると、資料の全体像が見えてきます。

清水さんの経験上、このストーリーボードまでは
手書きで書いてから、パソコン作業に入る方が、
スピードは圧倒的に早いと言っています。

この2つのフォーマット、便利そうなので使わせてもらいます。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.

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