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2019年11月22日

あなたのメールは、なぜ相手を怒らせるのか? 仕事ができる人の文章術

あなたのメールは、なぜ相手を怒らせるのか? 仕事ができる人の文章術 (光文社新書)

posted with ヨメレバ

中川路亜紀 光文社 2019年10月17日

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満足度★★★
付箋数:23

社会人になって仕事をするようになると、
お礼・依頼・お詫びなどビジネスメール
のテンプレートを使うようになります。

しかし、そういった定型化したメール
以外のメールを書いたり、受信したり
することの方が圧倒的に多いはずです。

受信したメールの中には、
何を言っているかわかりにくかったり、
くどくて冗長なものもあります。

また、何度もラリーしなければ、
肝心なことが決まらないイライラする
メールもあるでしょう。

一方、自分がメールを書く側になると、
こう書いたら相手を怒らせないかとか、
誤解を与えないかなど、苦労して文章を
ひねり出すことも少なくありません。

あれこれ考え過ぎて、結局、自分も
わかりにくいメールを書いていたことに
気づいたこともあるかもしれません。

過不足なく、端的で、ふさわしい表現で
相手の心にピタリとはまるメールを
書くにはどうすればいいのか？

そんなメールを書く秘訣を本書は示します。

著者は、メール・ビジネス文書・手紙に
関するロングセラーを多く執筆してきた
中川路亜紀さんです。

　　「本書は “メール仕事を快適にする” 
　　をメインテーマに掲げています。
　　それは “相手が気持ちよく読める
　　メールを書く” ことと、 “自分が
　　気持ちよくラクにメールを書ける” 
　　ことが両立するメールの書き方を
　　めざすということです。」

本書は、単なる定形ビジネスメールの
テンプレート集ではなく、メールを書く
ときの判断基準や考え方が学べます。

では、ほどよく丁寧で、しかも端的に
まとまっているメールが書ける人と、
そうでない人の違いは何なのか？

そこには決定的な違いがあります。

それは、「想像力の働かせ方」。

ささやかな心づかいができる人は、
画面の向こう側にいる相手のことを
想像して書いているのです。

　・相手はいつこのメールを開くか
　・このメールを受け取ったら、
　　相手は何をしようとするのか
　・そのために相手に必要な情報は
　　そろっているか
　・件名は検索しやすい言葉に
　　なっているか
　・期限はあったほうがよいかどうか
　・出先で対応することはないか
　・相手がわかる言葉になっているか
　・相手が上司にメールを転送しても、
　　差し支えない内容になっているか
　・会社のPCで開きたくない内容が
　　含まれていないか

こういった相手の状況を想像すると、
心づかいのあるメールが書けるのです。

また、短くて気持ちのいいメールを
書く一方で、自分の「本音」をきちんと
伝えたいと思うこともあります。

そんなときは、あなたの心のつぶやきを
やわらかく表現する文例集が役に立ちます。

本書では第4章以降の章末に、
「あなたの本音」をメールで表現する
文例集が掲載されています。

こういった言い換えの文例は、あまり
目にしないので、本当にありがたいです。

本書で、メールの書き方を学ぶと、
受け取った相手も、書いた自分も
両方のイライラが減ることでしょう。

　第1章 「感じのいいメール」は想像力
　　　　から生まれる
　第2章 「書くのがラクになる」基本ルール
　第3章 「戦略的に書く」ための応用ルール
　第4章 アポイントをワンツーで決める
　第5章 やる気になってもらうお願いメール
　第6章 「即レス」しない返信術
　第7章 「伝えにくいこと」を文章で伝える
　第8章 キレた相手に、メールで対応する
　第9章 「本当に申し訳ございません」を
　　　　どう書くか
　第10章 あなたのメールが、人と人をつなぐ
　第11章 あの人の心に寄り添う

この本から何を活かすか？

「メールで伝えにくい」ことを
書かなければならない場合もあります。

そんな時は、次の方針でメールを書きます。

　・残念なお知らせは、あえて事務的に
　・悪い知らせは早く知らせる
　・深刻な悲報は挨拶なしで知らせる
　・提案、協力要請はさらっと断る

ただし、目上の人からのお誘いを
忙しいからといって断るのはNGなので
気をつけましょう。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.

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2019年07月30日

20字に削ぎ落とせ ワンビッグメッセージで相手を動かす

20字に削ぎ落とせ ワンビッグメッセージで相手を動かす

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リップシャッツ信元夏代 朝日新聞出版 2019年07月05日

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満足度★★★★
付箋数:27

スピーチやプレゼンをする人には、
これ一冊で十分と思える本でした。

むしろ、本書を読まずしてスピーチや
プレゼンをやってはいけないとさえ
感じました。

本書は、非常に多くのノウハウが
詰め込まれた本です。

最近のビジネス書では、タイトルが
長い本をよく見かけます。

しかし、本書のタイトルはいたって
シンプル。

本書は、なぜ、タイトルで多くを語らず、
短いメッセージにしているのか？

それが、本書で一番伝えたい、
ワンビッグメッセージだからです。

あなたは、プレゼンで言いたいことが
伝わらないと感じたことはありませんか？

もし、そんな経験があるなら、
それは情報が多すぎて、重要な情報の
印象が薄れてしまったからです。

本当に相手に伝えようと思ったら、
言葉をつくしてはいけません。

たった1つのメッセージに向けて、
勇気をもって、徹底的に削ぎ落とす
必要があるのです。

それが、本書のワンビッグメッセージ。

ただし、本書はメッセージを1つに
絞り込むだけの単純な本ではありません。

スピーチ、プレゼン、会議、面接
などで使える、相手を動かすための
ノウハウが詰め込まれています。

　　「なにが一番伝えたいことなのかを
　　考えぬき、そのたったひとつの
　　メッセージが聞き手に伝わるために
　　必要な情報だけを探し当て、
　　余計な情報はすべて削ぎ落とす。
　　プレゼンとスピーチづくりはまさに
　　情報の整理術であり、いかに最重要な
　　情報のみへと整理するかにかかって
　　います。
　　つまり、相手を動かすプレゼンの
　　カギは思考法にあるのです。」

著者のリップシャッツ信元夏代さんは、
世界トップ100に入るプロスピーカー。

元マッキンゼーの戦略コンサルタント
だけあって、ロジカルにプレゼンを
組み立てるコツも書かれています。

例えば、説得力のない話に共通する
特徴は、話の飛躍があることです。

本書では、その「話の飛び」を
なくすために、戦略コンサルが使う
ロジカルシンキングの手法を使います。

「So What?」「Why so?」の2つの質問を
双方向にして、ロジックのゆがみを
見つけて修正していきます。

本書では、相手を動かすための手法を
まとめて「ブレイクスルーメソッド」
と呼んでいます。

　　「あなたのスピーチに聞き手が
　　笑ったり、感動してくれたりする。
　　あなたのプレゼンに、相手がうなずいて
　　くれる。あなたのアイディアが、
　　企画会議で通る。頑固な上司が、
　　あなたの話には耳を傾けてくれる。
　　これこそ自分が話すことで、
　　相手を動かす醍醐味です。
　　ブレイクスルーメソッドなら、
　　それができます。
　　ぜひあなたもスピーチ/プレゼンで、
　　相手を動かす喜びを手に入れて
　　ください。」

本書の素晴らしいところは、
こうした感情に訴える文章だけでなく、
それを支える効果的なメソッドが
整理されて紹介されていることです。

スピーチ/プレゼンをまとめる際に
使う、GPSシートやチェックリストも
掲載されているので、実用性も高い本
だと思います。

この本から何を活かすか？

印象の良し悪しは最初の7秒、
話が面白いか、面白くないかは
最初の30秒で決まると言われます。

これを「7秒－30秒」ルールと
呼ぶようです。

本書では7秒で相手を惹きつける
4つのオープニングトークの手法が、
紹介されていました。

　1. いきなりストーリーで始める
　2. ハッとするパワフルな質問から始める
　3. 驚きの事実を挙げて興味を引く
　4. 格言や名言を引用する

オープニングは、単純にインパクトを
求めるのではなく、ワンビッグメッセージ
につながっていることが重要です。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.

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2019年07月01日

伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方

伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方

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平野友朗 技術評論社 2019年03月

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満足度★★★
付箋数:19

ほとんどのビジネスパーソンに取って、
メールはなくてはならない存在です。

1日でたくさんのメールを送受信している
人も多く、メールの処理が仕事全体の
効率化の鍵を握っている人も少なく
ありません。

あなたは、メールの処理は速い方ですか？

実は、メールの処理が遅い人には、
共通した特徴があります。

　　「なぜ、メールの処理が遅いのか。
　　その理由は明白です。
　　メールに対して過剰品質なのです。
　　メールを書くたびに考え、悩み、
　　完璧を求めてしまう。調べなくてよい
　　ことまで調べ、正しさにこだわり、
　　時間をかけすぎている。
　　丁寧であることをよしとする反面、
　　1つ1つの動作が遅く、動いているから
　　働いていると思い込んでいる。」

メールはコミュニケーションの道具。

一定のマナーやルールは不可欠ですが、
それ以上に完璧を目指して、
あまり時間をかける必要はありません。

本書の著者は、ビジネスメールの教育、
改善の第一人者、平野友朗さんです。

一般社団法人日本ビジネスメール協会
で代表理事を務めている方です。

　　「本書では、メールのプロが実際に
　　行っている、丁寧でわかりやすい
　　メールをすばやく作成する秘策を
　　伝授します。1つでも多くのことを
　　実践してください。メールの呪縛から、
　　きっと解放されることでしょう。」

平野さんは、これまでに1万通の
メールを添削してきたと言います。

本書では、伝わるメールを早く書く
基本から、メールを読み書きする
実践テクニックまでを紹介しています。

その中から、超基本項目ですが、
メールの「タイトル（件名）」の
付け方を確認しましょう。

タイトルを読めば、メールの意図が
一瞬でわかるようにしなければ
なりませんから、本文より重要と
言っても過言ではないでしょう。

タイトルに盛り込む情報は3つ。

「いつ」、「何が（誰が）」、
「どうなったか（どうして欲しいか）」
をタイトルで伝えます。

ただし、日付が明らかな場合は、
「いつ」は省略しても構いません。

そして、つい使ってしまいがちですが、
「～について」、「～の件」という
フレーズは、タイトルにはNGです。

なぜなら、これをタイトルに使うと、
相手の対応が遅くなってしまう
可能性があるからです。

例えば、「A社の件」というタイトルで
相談のメールを送ったとします。

しかし、このタイトルでは相談で
あることを読み取ってもらえず、
開封を後回しにされてしまう
可能性があります。

　× A社の件
　○ A社の見積についてのご相談

　× サイトリニューアルについて
　○ 公式サイトリニューアルのご提案と
　　費用のお知らせ

　× お礼です
　○ 業務報告会（7/18）参加のお礼

たかがタイトルですが、開封後の
相手の素早い行動を引き出すように
付ける必要があるのです。

本書はかなり基本的な内容も入っている
ので、特に若手のビジネスパーソンには
是非、読んでほしい本です。

若手でなくとも、メールに振り回されがち
な人には、参考になることが多いでしょう。

メールに関するあらゆる悩みを解決する
手助けをしてくれるはずです。

この本から何を活かすか？

あなたは、メールチェックを1日に
何回しますか？

1日中、随時送信されてくるメールを
チェックしていては、それだけで
1日が終わってしまうこともあります。

メールチェックが癖になっている人も
いるかもしれません。

しかし、1分1秒を争うメールは稀です。

本書が推奨するメールチェックの
回数は、「1日3回」。

メールチェックするのは、朝、夕方と、
隙間時間だけで十分のようです。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.

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2019年05月09日

文章は型が９割

文章は型が９割

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高橋フミアキ フォレスト出版 2019年04月20日

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満足度★★★
付箋数:22

フォレスト出版の三上さんから献本頂きました。
ありがとうございます。

あなたは、文章を書くのが得意ですか？

文章を書くのが得意だと、言いたいことを
相手にスムーズに伝えられます。

上手い文章は、相手を説得することも
できますし、感動を与えることもできます。

そんな文章が書ければ、Twitterで
つぶやいても、「一味違う」と思われる
ことでしょう。

セールスレターを書けば、その文章だけで
申込が殺到するかもしれません。

では、どうしたら文章を書くのが上手く
なるのでしょうか？

本書の著者、高橋フミアキさんは、
文章の達人になるために「文才」は、
全く必要ないと言います。

では、豊富な「語彙」が必要なのでしょうか？

最近は語彙力ブームで、多くの語彙力本が
出版されています。

確かに、語彙はないよりも、あった方が、
表現に幅が出ます。

しかし、文章を書くのが上手くなるうえで、
もっと重要なことがあります。

それは、文章の「型」を覚えること。

　　「たとえ難しい言葉をいくら知って
　　いようが、小説家のような比喩表現が
　　できようが、型がめちゃくちゃでは
　　文章のクオリティは低いと言わざるを
　　えません。まさに宝の持ち腐れです。
　　一方、たとえ表現力や語彙力が中学生レベル
　　だったとしても、型さえ守っていれば、
　　 “わかりやすい”  “論理的” な文章と
　　なります。」

実は、型を知っているかどうかが、
文章が上手い人と下手な人の決定的な
違いなのです。

文章の「型」とは、書くべき内容、
要素の順番のことです。

型を知っていれば、何より文章を書く
スピードが早くなります。

型を知っていれば、文章で読者をハッと
させることができます。

型を知っていれば、コンテンツとして
残る、財産としての文章を書くことが
できます。

型を覚えるには、多少の労力は必要ですが、
それによって得られるメリットは、
かけた労力の何十倍にもなります。

本書では、44の文章の型を紹介。

まずは型を覚えなくとも、自分が書きたい
文章に応じて型を選んで、いくつかの
単語を流し込むだけで、文章が完成します。

例えば、自分の意見をストレートに
伝える文章の型。

この型は3つの要素から構成されます。

　STEP-1　自分の意見
　　・[　　]は[　　]です。
　　・[　　]をしましょう（やめましょう）。

　STEP-2　意見を解説
　　[　　]は[　　]だと思う。

　STEP-3　理由
　　なぜなら[　　]だからだ。

この型では、先に意見を書いて、
その後に理由を書きます。

この型が使えるのは、SNS、サイト記事、
小論文、企画書、メール、書籍の原稿、
エッセー、セールスレターなど。

本書では、44の型について、例文も掲載し、
各STEPについても、もっと詳しく解説
しています。

いつも文章を書くのに時間がかかって
しまう人や、上手い文章が書けないと
悩んでいる人の大きな助けになります。

文章にあまり苦手意識のない人でも、
文章に詰まったときの参照用として、
手元に置いておくと便利だと思います。

　第1章　一瞬で心をつかむ1行の型
　第2章　相手をメロメロにする疑問文の型
　第3章　説得力がアップする文章の基本の型
　第4章　読みはじめたら止まらない文章の型
　第5章　長い文章でもスラスラ書ける型
　第6章　頭がいい人の論理的な文章の型
　第7章　感情を揺さぶる感動ストーリーの型
　第8章　思わずクスッとなる「笑い」の型

この本から何を活かすか？

型に流し込むだけでは、ワンパターンの
文章しか書けなくなるのでは？

そんな不安を持つ方もいるかもしれません。

しかし、本書のそれぞれの型は、
単独で使うだけでなく、もちろん
複数を組み合わせて使うことも可能です。

その組み合わせ数は、相当数に上ります。

オリジナルの文章を書く場合でも、
まずは基本の44の型を自在に使えるように
なるのが先決です。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.

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2019年05月07日

「伝える力」と「地頭力」がいっきに高まる 東大作文

「伝える力」と「地頭力」がいっきに高まる 東大作文

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西岡 壱誠 東洋経済新報社 2019年03月21日

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満足度★★★★
付箋数:24

　　「僕がこの本を書いたのは、世の中には
　　 “相手の気持ちを考えないで言葉を伝えて、
　　それが伝わらない” ことがあまりにも
　　多すぎるなと思っているからです。
　　 “双方向” でないから、相手にも伝わら
　　ないし、地頭も良くならない。
　　そういう作文が多いことを、僕は自分の
　　体験から痛感しているからです。」

本書は、「作文」が上手くなるための
指南書です。

なぜ、今更、私たちは「作文」が
上手くなる必要があるのでしょうか？

それは、どんな人でも生きている限り、
多かれ少なかれ、「作文」をしているから。

すべての人と人とのコミュニケーションは、
「作文」によって成り立っています。

本書の対象にする作文とは、学校で書く
作文だけでなく、会話をするときも、
ツイートするときもやっている、
「文を作る」行為全般を指します。

著者は、18万部超のベストセラーになった
『東大読書』を書いた西岡壱誠さん。

『東大読書』が最強のインプット術である
ならば、本書はそれとセットで身に付けたい
最強のアウトプット術です。

記述式の入試問題を課す、東大受験には
本書のメソッドは必要かもしれませんが、
それ以外の場合でも、必要なのでしょうか？

西岡さんは、「東大作文」では、
次の「5つの力」が身につくと説明します。

1. 要約力
　手短に相手に、伝えたいことを伝えられる
　ようになります。

2. 論理的思考力
　どんな人にもかならず伝わる文章を書く
　ことができるようになります。

3. 客観的思考力
　相手を納得させられる文章が作れる
　ようになります。

4. コミュニケーション力
　読者が続きを読みたくなるような文章を
　作ることができるようになります。

5. 批判的思考力
　必要のない部分を削ぎ落とし、言いたい
　ことが伝わりやすい文章を書くことが
　できるようになります。

これら5つの力が身につくので、
受験生以外でも、作文をする方法を
学ぶ必要があるのです。

では、「東大作文」は、実際にどのように、
書き始めるのでしょうか？

最初にすべきなのは「最後の一文」から、
考え始めることです。

それは、作文をする際の絶対原則。

　　「最後に “要するに何が言いたかったのか”
　　をまとめて終わるというのが、作文における
　　絶対の原則なんです。この原則を守って
　　いない作文は、 “読む価値がない” と
　　判断されても文句は言えません。
　　それほどまでに、 “最後” ＝ “言いたいこと”
　　の原則は重要です。」

この「最後」は、作文の「目的地」であり、
あなたの言いたい「主張」になります。

これを最初に決めておかないと、
文章を書き始めることさえできないのです。

ただし、「言いたいこと」があれば、
どんな主張でも、相手が聞いてくれる
わけではありません。

主張作りには、2つの条件があります。

1つ目は、「未知のもの」であること。

誰もが当たり前だと思っていることを
言っても聞いてもらえません。

思いもよらない未知の情報だからこそ、
人は耳を傾けるのです。

2つ目は、「短くまとまっている」こと。

主張がが長いと、相手に伝えたい部分が
見えにくくなってしまいます。

そもそも難しく一言で言えないことを
相手に理解してもらうのは不可能です。

だからこそ、主張はなならず、
短くまとまっていなければならないのです。

本書では、長い文章の書き方というより、
相手が読みたくなる、端的で伝わる文章の
書き方が身につくと思います。

文章を書く場合だけでなく、話す場合も
同様の効果があるので、プレゼンなどの
ビジネスでも活用できるスキルです。

この本から何を活かすか？

　文章には「質問トラップ」を仕掛けておく

「質問トラップ」とは、あえて相手からの
ツッコミを想定した文を作ること。

ツッコミたくなる文は、相手の質問を
誘発します。

「質問トラップ」を仕掛けておくと、
読者は自然と「前のめり」になって、
文章に引き込まれていくようです。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.