活かす読書

読んだ本を、どう活かすか? セミリタイヤしたikadokuが、週に5冊、ビジネス書・自己啓発本・投資本・ベストセラーなどの本を紹介します。


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伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方


伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方

満足度★★★
付箋数:19

ほとんどのビジネスパーソンに取って、
メールはなくてはならない存在です。

1日でたくさんのメールを送受信している
人も多く、メールの処理が仕事全体の
効率化の鍵を握っている人も少なく
ありません。

あなたは、メールの処理は速い方ですか?

実は、メールの処理が遅い人には、
共通した特徴があります。

  「なぜ、メールの処理が遅いのか。
  その理由は明白です。
  メールに対して過剰品質なのです。
  メールを書くたびに考え、悩み、
  完璧を求めてしまう。調べなくてよい
  ことまで調べ、正しさにこだわり、
  時間をかけすぎている。
  丁寧であることをよしとする反面、
  1つ1つの動作が遅く、動いているから
  働いていると思い込んでいる。」

メールはコミュニケーションの道具。

一定のマナーやルールは不可欠ですが、
それ以上に完璧を目指して、
あまり時間をかける必要はありません。

本書の著者は、ビジネスメールの教育、
改善の第一人者、平野友朗さんです。

一般社団法人日本ビジネスメール協会
で代表理事を務めている方です。

  「本書では、メールのプロが実際に
  行っている、丁寧でわかりやすい
  メールをすばやく作成する秘策を
  伝授します。1つでも多くのことを
  実践してください。メールの呪縛から、
  きっと解放されることでしょう。」

平野さんは、これまでに1万通の
メールを添削してきたと言います。

本書では、伝わるメールを早く書く
基本から、メールを読み書きする
実践テクニックまでを紹介しています。

その中から、超基本項目ですが、
メールの「タイトル(件名)」の
付け方を確認しましょう。

タイトルを読めば、メールの意図が
一瞬でわかるようにしなければ
なりませんから、本文より重要と
言っても過言ではないでしょう。

タイトルに盛り込む情報は3つ。

「いつ」、「何が(誰が)」、
「どうなったか(どうして欲しいか)」
をタイトルで伝えます。

ただし、日付が明らかな場合は、
「いつ」は省略しても構いません。

そして、つい使ってしまいがちですが、
「~について」、「~の件」という
フレーズは、タイトルにはNGです。

なぜなら、これをタイトルに使うと、
相手の対応が遅くなってしまう
可能性があるからです。

例えば、「A社の件」というタイトルで
相談のメールを送ったとします。

しかし、このタイトルでは相談で
あることを読み取ってもらえず、
開封を後回しにされてしまう
可能性があります。

 × A社の件
 ○ A社の見積についてのご相談

 × サイトリニューアルについて
 ○ 公式サイトリニューアルのご提案と
  費用のお知らせ

 × お礼です
 ○ 業務報告会(7/18)参加のお礼

たかがタイトルですが、開封後の
相手の素早い行動を引き出すように
付ける必要があるのです。

本書はかなり基本的な内容も入っている
ので、特に若手のビジネスパーソンには
是非、読んでほしい本です。

若手でなくとも、メールに振り回されがち
な人には、参考になることが多いでしょう。

メールに関するあらゆる悩みを解決する
手助けをしてくれるはずです。

この本から何を活かすか?

あなたは、メールチェックを1日に
何回しますか?

1日中、随時送信されてくるメールを
チェックしていては、それだけで
1日が終わってしまうこともあります。

メールチェックが癖になっている人も
いるかもしれません。

しかし、1分1秒を争うメールは稀です。

本書が推奨するメールチェックの
回数は、「1日3回」。

メールチェックするのは、朝、夕方と、
隙間時間だけで十分のようです。

Miss a meal if you have to, but don't miss a book.

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| 文章術 | 05:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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文章は型が9割


文章は型が9割

満足度★★★
付箋数:22

フォレスト出版の三上さんから献本頂きました。
ありがとうございます。

あなたは、文章を書くのが得意ですか?

文章を書くのが得意だと、言いたいことを
相手にスムーズに伝えられます。

上手い文章は、相手を説得することも
できますし、感動を与えることもできます。

そんな文章が書ければ、Twitterで
つぶやいても、「一味違う」と思われる
ことでしょう。

セールスレターを書けば、その文章だけで
申込が殺到するかもしれません。

では、どうしたら文章を書くのが上手く
なるのでしょうか?

本書の著者、高橋フミアキさんは、
文章の達人になるために「文才」は、
全く必要ないと言います。

では、豊富な「語彙」が必要なのでしょうか?

最近は語彙力ブームで、多くの語彙力本が
出版されています。

確かに、語彙はないよりも、あった方が、
表現に幅が出ます。

しかし、文章を書くのが上手くなるうえで、
もっと重要なことがあります。

それは、文章の「型」を覚えること。

  「たとえ難しい言葉をいくら知って
  いようが、小説家のような比喩表現が
  できようが、型がめちゃくちゃでは
  文章のクオリティは低いと言わざるを
  えません。まさに宝の持ち腐れです。
  一方、たとえ表現力や語彙力が中学生レベル
  だったとしても、型さえ守っていれば、
   “わかりやすい”  “論理的” な文章と
  なります。」

実は、型を知っているかどうかが、
文章が上手い人と下手な人の決定的な
違いなのです。

文章の「型」とは、書くべき内容、
要素の順番のことです。

型を知っていれば、何より文章を書く
スピードが早くなります。

型を知っていれば、文章で読者をハッと
させることができます。

型を知っていれば、コンテンツとして
残る、財産としての文章を書くことが
できます。

型を覚えるには、多少の労力は必要ですが、
それによって得られるメリットは、
かけた労力の何十倍にもなります。

本書では、44の文章の型を紹介。

まずは型を覚えなくとも、自分が書きたい
文章に応じて型を選んで、いくつかの
単語を流し込むだけで、文章が完成します。

例えば、自分の意見をストレートに
伝える文章の型。

この型は3つの要素から構成されます。

 STEP-1 自分の意見
  ・[  ]は[  ]です。
  ・[  ]をしましょう(やめましょう)。

 STEP-2 意見を解説
  [  ]は[  ]だと思う。

 STEP-3 理由
  なぜなら[  ]だからだ。

この型では、先に意見を書いて、
その後に理由を書きます。

この型が使えるのは、SNS、サイト記事、
小論文、企画書、メール、書籍の原稿、
エッセー、セールスレターなど。

本書では、44の型について、例文も掲載し、
各STEPについても、もっと詳しく解説
しています。

いつも文章を書くのに時間がかかって
しまう人や、上手い文章が書けないと
悩んでいる人の大きな助けになります。

文章にあまり苦手意識のない人でも、
文章に詰まったときの参照用として、
手元に置いておくと便利だと思います。

 第1章 一瞬で心をつかむ1行の型
 第2章 相手をメロメロにする疑問文の型
 第3章 説得力がアップする文章の基本の型
 第4章 読みはじめたら止まらない文章の型
 第5章 長い文章でもスラスラ書ける型
 第6章 頭がいい人の論理的な文章の型
 第7章 感情を揺さぶる感動ストーリーの型
 第8章 思わずクスッとなる「笑い」の型

この本から何を活かすか?

型に流し込むだけでは、ワンパターンの
文章しか書けなくなるのでは?

そんな不安を持つ方もいるかもしれません。

しかし、本書のそれぞれの型は、
単独で使うだけでなく、もちろん
複数を組み合わせて使うことも可能です。

その組み合わせ数は、相当数に上ります。

オリジナルの文章を書く場合でも、
まずは基本の44の型を自在に使えるように
なるのが先決です。

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| 文章術 | 04:47 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「伝える力」と「地頭力」がいっきに高まる 東大作文


「伝える力」と「地頭力」がいっきに高まる 東大作文

満足度★★★★
付箋数:24

  「僕がこの本を書いたのは、世の中には
   “相手の気持ちを考えないで言葉を伝えて、
  それが伝わらない” ことがあまりにも
  多すぎるなと思っているからです。
   “双方向” でないから、相手にも伝わら
  ないし、地頭も良くならない。
  そういう作文が多いことを、僕は自分の
  体験から痛感しているからです。」

本書は、「作文」が上手くなるための
指南書です。

なぜ、今更、私たちは「作文」が
上手くなる必要があるのでしょうか?

それは、どんな人でも生きている限り、
多かれ少なかれ、「作文」をしているから。

すべての人と人とのコミュニケーションは、
「作文」によって成り立っています。

本書の対象にする作文とは、学校で書く
作文だけでなく、会話をするときも、
ツイートするときもやっている、
「文を作る」行為全般を指します。

著者は、18万部超のベストセラーになった
東大読書』を書いた西岡壱誠さん。

東大読書』が最強のインプット術である
ならば、本書はそれとセットで身に付けたい
最強のアウトプット術です。

記述式の入試問題を課す、東大受験には
本書のメソッドは必要かもしれませんが、
それ以外の場合でも、必要なのでしょうか?

西岡さんは、「東大作文」では、
次の「5つの力」が身につくと説明します。

1. 要約力
 手短に相手に、伝えたいことを伝えられる
 ようになります。

2. 論理的思考力
 どんな人にもかならず伝わる文章を書く
 ことができるようになります。

3. 客観的思考力
 相手を納得させられる文章が作れる
 ようになります。

4. コミュニケーション力
 読者が続きを読みたくなるような文章を
 作ることができるようになります。

5. 批判的思考力
 必要のない部分を削ぎ落とし、言いたい
 ことが伝わりやすい文章を書くことが
 できるようになります。

これら5つの力が身につくので、
受験生以外でも、作文をする方法を
学ぶ必要があるのです。

では、「東大作文」は、実際にどのように、
書き始めるのでしょうか?

最初にすべきなのは「最後の一文」から、
考え始めることです。

それは、作文をする際の絶対原則。

  「最後に “要するに何が言いたかったのか”
  をまとめて終わるというのが、作文における
  絶対の原則なんです。この原則を守って
  いない作文は、 “読む価値がない” と
  判断されても文句は言えません。
  それほどまでに、 “最後” = “言いたいこと”
  の原則は重要です。」

この「最後」は、作文の「目的地」であり、
あなたの言いたい「主張」になります。

これを最初に決めておかないと、
文章を書き始めることさえできないのです。

ただし、「言いたいこと」があれば、
どんな主張でも、相手が聞いてくれる
わけではありません。

主張作りには、2つの条件があります。

1つ目は、「未知のもの」であること。

誰もが当たり前だと思っていることを
言っても聞いてもらえません。

思いもよらない未知の情報だからこそ、
人は耳を傾けるのです。

2つ目は、「短くまとまっている」こと。

主張がが長いと、相手に伝えたい部分が
見えにくくなってしまいます。

そもそも難しく一言で言えないことを
相手に理解してもらうのは不可能です。

だからこそ、主張はなならず、
短くまとまっていなければならないのです。

本書では、長い文章の書き方というより、
相手が読みたくなる、端的で伝わる文章の
書き方が身につくと思います。

文章を書く場合だけでなく、話す場合も
同様の効果があるので、プレゼンなどの
ビジネスでも活用できるスキルです。

この本から何を活かすか?

 文章には「質問トラップ」を仕掛けておく

「質問トラップ」とは、あえて相手からの
ツッコミを想定した文を作ること。

ツッコミたくなる文は、相手の質問を
誘発します。

「質問トラップ」を仕掛けておくと、
読者は自然と「前のめり」になって、
文章に引き込まれていくようです。

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| 文章術 | 05:48 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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博報堂スピーチライターが教える短くても伝わる文章力のコツ

満足度★★★★
付箋数:25

とにかく、凄く役に立った。

これで、短くても面白い、つい読んで
みたくなる、文章が書けるようになる。

  「学生時代のような悠長なレポートは
  読んでもらえない。
  LINEやツイッターのように、
  つぶやくだけではすまされない。
  見知らぬ否特定多数に、短い言葉で、
  わかりやすく伝えるにはどうしたらいいか。
  あふれるばかりの情報と、限定された時間の
  中で伝えたいことを相手の記憶にとどめ、
  行動を促すには、何をどう書けばいいのか。」

本書は、博報堂でスピーチライター
およびコピーライターとして活躍する、
ひきた よしあきさんが、短くても伝わる
文章を書くコツをまとめた本。

まず、根幹となるのは「要約力」。

言いたいことから逃げ、要点をぼかすと、
文章は長くなります。

自分が不遜に見えるか、見えないかは二の次。

大切なのは、相手にストレスを与えずに、
「どう動くべきか」を伝えること。

察してもらう文章は必要ありません。

無駄のない文章が書けるようになるには、
普段から自分が読む文章を使って、
要点をまとめる練習をする必要があります。

本や書類の「1ページに1ヶ所」だけ、
アンダーラインを引きます。

1回目の粗読みでは、ラインを入れません。

パラパラと全体を読み通したうえで、
もう一度はじめから読んでいきます。

そのときに、「ここだ!」と思った単語、
または文章に「短く」ラインを入れます。

大事な部分が「いくつもあるな」と思った
場合でも、1ページで1ヶ所に絞ります。

そのページに核心がないと判断した場合は、
ラインを引きません。

こうして見つけた要点をさらに3つに絞り、
その中からベストワンを探すと、
それが本や書類で最も伝えたいことです。

残り2つの要点は、ベストワンの理由を
肉づけする材料になります。

ただし、これだけでは不十分。

なぜなら、文章には人間の心理が
隠されているから。

例えば、オバマ前アメリカ大統領が、
2016年に広島を訪れたときのスピーチ。

こんな冒頭の一節から始まります。

  「71年前の明るく晴れ渡った朝、
  空から死神が舞い降り、世界は一変した」

これは、天才スピーチライターと呼ばれる、
ベン・ローズ前大統領副補佐官が書いた
美しい叙事詩のような一節です。

実はここには、オバマさんが、
語りたくなかった本音が隠されています。

それは、原爆を落とした国が
アメリカであること。

ひきたさんはこれを、言いたくないこと、
言えないことを語らず、世界の人々を感動させる
見事な「ハイド文」だと指摘します。

文章には、相手が「こう伝えたい」と思っている
建前の「ジキル文」と、行間に滲み出てくる
本音の「ハイド文」があるのです。

このような「ハイド文」に隠された本音が
わかるようになると、コミュニケーションを
効率よく有利に進めることができるのです。

本書では、短くても伝わり、かつ、
面白いと思わせる、文章力をつける
練習方法が、豊富に紹介されています。

  第1章 文章力は「要約力」で決まる!
  第2章 わかりやすい文章の “骨格" をつくる
  第3章 ちょっとした工夫で読み手の印象は
     劇的に変わる
  第4章 スピーチライター流
     文章力を磨くトレーニング
  第5章 ケース別 相手の心を動かす文章の書き方

この本から何を活かすか?

  「あくまで経験則ですが、指定された文字数の
  倍の長さを書いてから削った文章は面白い。」

書くときは、倍の長さを一気に書きます。

そして、心を鬼にして、
削って、削って、削って、
一気に半分の長さまで短くします。

それが面白い文章を書くコツ。

削るときは、なくても通じる接続詞や、
無意識のうちにつけている主語を排除し、
要点の詰まった文章に仕上げます。

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この一冊で面白いほど人が集まるSNS文章術

満足度★★★
付箋数:23

著者の前田めぐるさんから献本いただきました。
ありがとうございます。

採用選考のときに企業が最も重要視するのは、
「コミュニケーション能力」です。

ある調査では、9割近くもの企業が、
コミュニケーション力を最重視する能力として
挙げたそうです。

コミュニケーション力は、ビジネスに限らず、
プライベートも含め、現代社会を生きていく
うえで、最も大切な能力と言っても過言では
ありません。

そのコミュニケーション力のなかで、
今後、ますます重要になっていくのが、
「書く」コミュニケーション力です。

なぜなら、ソーシャルメディアが発達した
現代においては、話すことよりも、
書くことで伝える機会が圧倒的に増えたから。

以前は、書くことで伝えられる範囲は限られて
いましたが、ソーシャルメディアを使って、
今では誰もが多くの人に発信できます。

話すコミュニケーションで一度に伝えられるのは、
多くでも数十人から数百人ですが、
書くコミュニケーションでは、数千人、数万人に
瞬時に伝えることが可能になりました。

本書は、ソーシャルメディアで、あなたが
「伝えたいことを伝わるように」書くための
秘訣をまとめた本です。

ソーシャルメディアで誰でもいいから
フォロワーを増やしたり、裏技を使って
アクセスアップをするための本ではありません。

本書では、最初に「読まれる文章」の書き方を
説明し、次のステップで「共感される文章」を
書くポイントを解説します。

まず、「読まれる文章」を書くための
7つのコツを紹介します。

  1. 読まれる文章は、わかりやすい文章
  2. 万人受けを狙わず、「伝えたい人」向けに書く
  3. むずかしい言葉は、やさしい言葉に変換
  4. 一文一義! ポイントを絞ってすっきり
  5. 混乱を避け「分ける化」する
  6. つないで省く「接続詞」で文章を交通整理
  7. 重複を避けると「大人文」になる

個人的に文章を書くときに、気をつけたいと
思っているのは、7番目のコツに挙げられている
同じ言葉の重複を避けることです。

類語で代用したり、代名詞や接続詞を使って
重複を避ける方法などが解説されていて
参考になりました。

そして、本書のキモとなるのは、
「共感される文章」の書き方です。

どんな文章を書けば、心に刺さるのか?
思わず「いいね!」したくなる文章とは?
3秒でつかむには、どう書き出せばいいのか?

本書を手に取るほとんどの方が知りたいのが
このパートでしょう。

全部で11個のコツが紹介されていますが、
このパートには、コピーライターとしての
前田さんのノウハウが詰め込まれています。

本書全体を通してわかりやすのが、
ビフォー&アフターの改造例が満載されて
いることです。

実例で示されるので、こう直せば良くなる
ということが、非常によくわかりました。

一度読んで終わりにするのではなく、
都度チェックするために、
手の届く場所に置いておきたい本です。

私にとっては、「発信する人が楽しんで書く」
という大前提を思いだすことができたのも、
本書を読んで得た、大きな収穫でした。

ちなみに本書は、前田さんが2013年に刊行した
ソーシャルメディアで伝わる文章術』を
改題し、文庫化したもの。

ただし、SNS事情もここ5年ぐらいで大きく
変わっていますから、そういった点を踏まえ、
大幅に修正しているようです。

この本から何を活かすか?

本書の最終章には、ソーシャルメディアへの
「投稿前の9つのチェックリスト」が掲載されて
いました。

  1. 意図や内容が伝わるか
  2. 読みやすいか
  3. 一文の長さは適切か
  4. 素通りされないか
  5. 誇示していないか
  6. 名指しで非難していないか
  7. ネガティブな印象を与えないか
  8. 不快感を与えないか
  9. 間違いはないか

今後、私のブログ記事もこのチェックリストで
確認してから投稿したいと思います。

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